Співбесіда завершилася добре, названу суму озвучили, кандидат погодився. А потім приходить перша виплата, і в ній на кілька тисяч менше, ніж очікувалося. Ситуація настільки типова, що стала окремим жанром робочих непорозумінь. Причина зазвичай не в обмані роботодавця, а в тому, що сторони говорили про різні цифри. Розберемо, з чого складається зарплата й куди зникає різниця.
Дві суми, які легко переплутати
Нарахована зарплата — це сума, яка фігурує в наказі про прийняття на роботу, у трудовому договорі та в звітності підприємства. Її ще називають брутто або зарплатою до оподаткування.
Зарплата на руки — те, що фактично надходить на картку після всіх утримань. Другий поширений термін для неї — нетто.
Різниця між ними в Україні становить рівно 23% від нарахованої суми. Ця цифра однакова для всіх найманих працівників, незалежно від розміру доходу чи регіону.
Плутанина виникає найчастіше на етапі переговорів. Роботодавець за звичкою називає оклад, кандидат чує суму, яку отримає. Уточнююче питання про те, яка саме сума мається на увазі, знімає проблему за десять секунд.
Найдорожчі непорозуміння на роботі виникають не через складні умови, а через те, що дві сторони не звірили значення простих слів.
Що утримують із зарплати працівника
Із нарахованої суми утримуються два обов’язкові платежі. Обидва роботодавець перераховує до бюджету самостійно, працівнику нічого декларувати не потрібно.
Перший — податок на доходи фізичних осіб за ставкою 18%. Це основний податок на трудовий дохід в Україні.
Другий — військовий збір за ставкою 5%. Він утримується з тієї самої бази, що й ПДФО, тобто з повної нарахованої суми.
Разом виходить 23%. Саме цю частку варто тримати в голові, коли ви чуєте будь-яку зарплатну цифру.
Простий спосіб порахувати в думці
Формула переведення нарахованої суми в суму на руки виглядає так: помножте нараховане на 0,77.
Зворотний розрахунок трохи складніший. Щоб дізнатися, скільки має бути нараховано для отримання потрібної суми на руки, поділіть бажану суму на 0,77.
Наприклад, для отримання 30 000 грн на картку роботодавець має нарахувати приблизно 38 961 грн. Ця цифра стане в пригоді при обговоренні умов роботи.
Приклади розрахунку
Наочніше різницю видно на конкретних сумах. Розрахунок однаковий для будь-якого рівня доходу.
| Нараховано, грн | ПДФО 18%, грн | Військовий збір 5%, грн | На руки, грн |
|---|---|---|---|
| 8 647 | 1 556,46 | 432,35 | 6 658,19 |
| 15 000 | 2 700,00 | 750,00 | 11 550,00 |
| 25 000 | 4 500,00 | 1 250,00 | 19 250,00 |
| 40 000 | 7 200,00 | 2 000,00 | 30 800,00 |
| 60 000 | 10 800,00 | 3 000,00 | 46 200,00 |
| 100 000 | 18 000,00 | 5 000,00 | 77 000,00 |
Перший рядок — це мінімальна зарплата 2026 року. Останній показує, що прогресивної шкали в Україні немає: ставка залишається однаковою незалежно від розміру доходу.
Скільки платить роботодавець зверху
Утримання із зарплати — лише частина картини. Роботодавець несе додаткові витрати, які працівник зазвичай не бачить.
Йдеться про єдиний соціальний внесок за ставкою 22%. Він нараховується понад зарплату, а не віднімається з неї. Ці гроші йдуть до пенсійної системи та на соціальне страхування.
Порахуємо на прикладі окладу 40 000 грн. Працівник отримує 30 800 грн, до бюджету йде 9 200 грн податків, а роботодавець додатково сплачує 8 800 грн ЄСВ. Повна вартість цього робочого місця становить 48 800 грн на місяць.
Навіщо це знати працівнику
Розуміння повної вартості корисне щонайменше у двох ситуаціях. Перша — переговори про підвищення: ви бачите реальний масштаб витрат роботодавця й формулюєте прохання точніше.
Друга — оцінка пропозицій про роботу без офіційного оформлення. Коли працювати пропонують за готівку, різниця в сумі часто пояснюється саме несплаченими внесками. Разом із ними зникають страховий стаж, лікарняні та майбутня пенсія.
Що ще може зменшувати виплату
Крім двох обов’язкових податків, у розрахунковому листі трапляються інші позиції. Вони не є податками, але впливають на підсумкову суму:
- аліменти за виконавчим документом чи заявою працівника;
- відрахування за виконавчими провадженнями та рішеннями суду;
- відшкодування матеріальної шкоди, встановлене в передбаченому порядку;
- профспілкові внески, якщо працівник є членом організації;
- утримання за раніше виданий аванс або невикористані підзвітні кошти;
- добровільні внески до недержавного пенсійного фонду за заявою.
Розмір усіх утримань разом обмежений законом. За загальним правилом він не може перевищувати 20% зарплати, а в окремих випадках, зокрема при стягненні аліментів, — 50 або 70%.
Податкова соціальна пільга
Це механізм, який працює у зворотний бік і зменшує суму податку. Пільга застосовується до бази оподаткування ПДФО, якщо місячний дохід не перевищує встановленої межі.
Межа розраховується від прожиткового мінімуму для працездатних осіб і щороку змінюється. Для окремих категорій — одиноких батьків, осіб з інвалідністю, багатодітних родин — діють підвищені розміри пільги.
Застосовується вона не автоматично. Працівник має подати роботодавцю відповідну заяву, і саме про це найчастіше забувають ті, хто має на пільгу право.
Гроші, які держава готова не забирати, зазвичай залишаються в бюджеті лише через одну причину — ніхто не подав заяву.
Як перевірити свій розрахунковий лист
Роботодавець зобов’язаний повідомляти працівника про складові нарахованої та виплаченої зарплати. Розрахунковий лист — саме той документ, який це показує.
Перевіряти його варто за таким порядком:
- Звірте нараховану суму з окладом у трудовому договорі.
- Перевірте додаткові нарахування: премії, надбавки, доплати за понаднормові.
- Порахуйте ПДФО як 18% від загальної нарахованої суми.
- Порахуйте військовий збір як 5% від тієї самої бази.
- Перевірте, чи застосована податкова соціальна пільга, якщо ви маєте на неї право.
- Подивіться на інші утримання й уточніть підстави кожного.
- Звірте підсумкову суму з фактичним надходженням на картку.
Розбіжність у кілька гривень зазвичай пояснюється округленням. Розбіжність у сотні чи тисячі — привід звернутися до бухгалтерії з конкретним питанням.
Де ще перевірити свої дані
Крім розрахункового листа, є незалежне джерело — реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду. Там видно суми, з яких роботодавець фактично сплачував внески за вас.
Це найнадійніший спосіб переконатися, що зарплата нараховується офіційно в повному розмірі, а не частково. Розбіжність між реальним доходом і даними реєстру означає, що частина виплат проходить неофіційно.
Наслідки такої схеми відчуваються не одразу, а через роки: менший страховий стаж, занижена база для розрахунку лікарняних і декретних, скромніша пенсія.
Особливості для інших форм зайнятості
Наведені правила стосуються найманих працівників за трудовим договором. В інших випадках логіка відрізняється.
За договором цивільно-правового характеру утримуються ті самі ПДФО та військовий збір, а ЄСВ сплачує замовник послуг. Але трудових гарантій там немає: ні відпустки, ні лікарняних, ні захисту при звільненні.
Фізичні особи-підприємці рахують податки за власними правилами залежно від обраної групи. Для них поняття «зарплата на руки» взагалі не застосовується — весь дохід після сплати податків є їхнім особистим.
Різниця між нарахованою зарплатою й грошима на картці — це 23%, і вона однакова для всіх найманих працівників. Найкорисніша звичка тут проста: уточнювати на співбесіді, про яку саме суму йдеться, і раз на кілька місяців звіряти розрахунковий лист із даними реєстру застрахованих осіб. Обидві дії займають кілька хвилин, зате прибирають цілу категорію неприємних сюрпризів.
